コロナと戦う-01

こんにちは。WEB事業部のサワムラです。

先日ブログに書かせて頂きましたが、緊急事態宣言が発表された日から弊社は本格的にリモートワークが始まりました。

当初私は「テレワークとリモートワーク、どう違うんだろう…?」というのんきな疑問を持っていた程度だったのですが、急速に感染が広がるコロナウイルスの猛威に、各々ができる対策をしていかなければ収束に向かわないことをやっと理解しました。世の中の動向に合わせて、弊社がリモートワークに切り替えた状況をお伝えできればと思います。

 

リモートワークを実施するにあたり、以下の対応を早急に行いました。

①ルールを決める

②クライアントさんへの連絡

③頻繁に使用するデータの移管

④電話の転送

⑤各自自宅の環境整備

と、言ったところでしょうか。

以下、詳細です。

 

①ルールを決める

通常弊社は10:00~19:00の営業時間となっており、10時にはスタッフ全員が出社しておりましたが

10:00~14:30 S田さん(EC事業部)

15:00~19:00 F井さん(WEB事業部)

のように、現在は社内に1名が在中し、他のスタッフは自宅で業務を行うことにしました。

またリモートワーク中は社内にいる人も在宅の人もLINEのビデオ通話を常に繋ぎ、始業時間の10時には全員でその日の業務連絡を行うなど、どのように作業を進めるかも合わせて決めています。弊社はネットショップがあるので発送作業を行うスタッフがどうしても出社する必要があるので、EC事業部のスタッフとWEB事業部のスタッフが交代で出社するようにしています。ただ、1名というのはいろいろな対応(荷物の受け取りや電話など)に追われると、なかなか通常業務が進まないので、出社するスタッフの仕事内容も少し調整をする形を取っています。

 

②クライアントさんやお客さんへの連絡

頻繁にやり取りをしているクライアントさんには直接電話やメールをし、テレワークになる旨を伝えました。

メールはいつも通り使えること、電話も転送されてスタッフに繋がることを説明しました。また運営しているネットショップのお客さんに向けては、全てのページに「新型コロナウイルス感染拡大に伴うお知らせ」と題して、弊社の対応についてをご案内しています。事前にいろいろと気を配っても多少何かしら支障がでると思っているので、ただ今後も抵抗なくご連絡が頂けるようにフォローの連絡が重要なのかなと思いました。

 

③頻繁に使用するデータの移管

今までは社内のサーバーに必要なデータを保存をしていたので、社外からはアクセスがし辛かったのですが、少し前から試験的に試していたGoogleドライブにデータを移しました。

Googleドライブはアカウントがあれば誰でも使うことができるオンラインストレージサービス(というそうです。)で、インターネット上でデータの保管ができるので、インターネット環境があれば、データへアクセスできます。まだ使い慣れていないので、どこに何があるのか、少し探さなければなりませんが、とても便利なので調べてみて下さいね。

 

④電話の転送

電話は転送の設定をし、社員の携帯に繋がるようにしました。契約している電話サービスのホームページで調べたところ、転送ではなく「ボイスワープ」というそうです。通常の電話料金に1回線月額500円程度で転送ができます。また申込んだ次の日から転送ができたので、とても助かりました。

 

⑤各自自宅の環境整備

ウェブ制作をしているスタッフは特にですが、パソコンのモニターは複数あった方が、やはり使い勝手が良いです。今回社内のモニターを貸し出してもらえることになったので、それぞれのデスクで使っているモニターを1台自宅に持ち帰えりました。

 

 

思いつくことをできる範囲で対応した状況なので、まだこれから課題が出てくるものかと思っています。その都度柔軟に対応(WEB会社らしく…)できるようにしたいと思います。

コロナをきっかけに“リモートワーク”が急遽始まった訳ですが、今後このような働き方が当たり前になる時代がやってくるのだろう、とふと思いました。

弊社は主にWEB制作を行う会社なので、比較的スムーズにリモートワークを始められたように思います。製造業やサービス業はなかなかそういった対応が難しいのかもしれませんが、出来る限りコロナの感染予防をして参りましょう!

 

長々と失礼しました。

また。

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